Déclaration de protection à l’égard des données personnelles des membres du SHITOKAI KARATE EVERE et de leurs parents ou responsables légaux

Cette information s’adresse aux parents ou responsables légaux de nos membres mineurs mais également aux karatékas majeurs et à leurs parents, dans la mesure où malgré la majorité de l’enfant, le club continue, sauf décision contraire du membre majeur, de considérer les parents comme des interlocuteurs essentiels à l’évolution sportive et mentale de leur enfant.

SHITOKAI KARATE EVERE (a.s.b.l.) 0818.530.243 Siège social et postal : rue Adolphe de Brandt 23 bte 6, 1140 Evere. Courriel de contact : info@shitokai-evere.be Responsables du traitement des données transmises sont Monsieur Evi Geeroms (administrateur), Monsieur Bruno Bellanger (administrateur) et Monsieur Léopold Bellanger (secrétaire)

 1. Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée ?

Afin de pouvoir remplir notre mission d’enseignement de karaté, l’inscription d’un enfant dans notre club nous amène à traiter une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées dans le cadre de son inscription. Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que les formulaires, appels téléphoniques, courriels et autres communications avec vous.

2. Que signifie traitement des données personnelles?

Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement …

3. Qui traite vos données ?

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par les membres du comité du SHITOKAI KARATE EVERE. Elles sont sensibilisées à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise, ainsi qu’à la sécurité de ces données.

4. Engagement du SHITOKAI KARATE EVERE

La protection de votre vie privée et de celle de votre enfant est, pour nous, d’une importance capitale. Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » – Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679. En inscrivant votre enfant au SHITOKAI KARATE EVERE ou en vous y inscrivant comme élève majeur, en accédant et en utilisant le site du club, en s’enregistrant à un évènement organisé par le club ou auquel le SHITOKAI KARATE EVERE participe, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.

Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

5. Les données personnelles que nous collectons

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons ces données :

• Soit sur base de votre consentement
• Soit parce que c’est nécessaire à la bonne exécution de notre mission et du contrat de confiance passé entre notre club, les parents, l’élève, en vue de la formation martiale de ce dernier.
• Soit en vertu d’une obligation légale

Les données personnelles collectées à votre sujet peuvent inclure :

Identification générale et informations de contact

Coordonnées des parents et du karatéka : noms; adresse; e-mail ; téléphone(s); genre; date de naissance de l’élève; poids et taille des compétiteurs

Informations nous permettant d’exercer nos missions martiales ou liées à notre projet pédagogique ou de club

Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités martiales, sportives ou ludiques, de voyages extérieurs (stages) dans le cadre des cours et entraînements, de championnats ou toute autre participation ou intérêt dans une organisation du SHITOKAI KARATE EVERE.

6. Finalité que nous poursuivons

La gestion administrative

• Le SHITOKAI KARATE EVERE doit, dans le cadre de la souscription de l’assurance auprès de la Fédération Francophone de Karaté (FFKAMA) et de l’adhésion au SHITOKAI BELGIUM, mais également pour les inscriptions lors de stages et compétitions, communiquer certaines données personnelles à celle-ci.
• Dans un souci de suivi, le listing des membres est accessible aux différents membres du comité.
• Afin de pouvoir fournir des diplômes nominatifs après les passages de grade, les noms des lauréats sont fournis à notre graphiste Woaw Production.

7. Base légale de traitement des données personnelles

L’intérêt légitime poursuivi par le SHITOKAI KARATE EVERE est bien entendu sa mission d’enseignement du karaté.

La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.

8. Publications sur notre site et nos réseaux sociaux

Le droit à l’image et la publication de votre nom sur notre site et nos réseaux sociaux font l’objet d’un consentement de votre part; il est sollicité au moment de votre inscription dans notre ASBL par l’intermédiaire du formulaire d’inscription. Le SHITOKAI KARATE EVERE publie régulièrement des articles (tels que les résultats des passages de grade, les résultats des compétitions, des comptes rendus des événements auxquels les membres participent) sur son site et ses réseaux sociaux. Le SHITOKAI KARATE EVERE ne le fera jamais sans votre accord préalable.

9. Notre Newsletter

L’inscription à notre newsletter fera dorénavant l’objet d’une demande de votre part sur notre site (en bas de la page d’accueil). Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via la Newsletter ou par email à info@shitokai-evere.be.

10. Quels sont vos droits ?

Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet et au sujet de votre enfant. Il s’agit des droits suivants, et ce dans les limites mentionnées dans la réglementation et en fonction des finalités justifiant le traitement :

• Droit d’information
• Droit d’accès aux données
• Droit de rectification des données
• Droit à la suppression des données
• Droit à la restriction des données
• Droit à la portabilité des données
• Droit d’opposition à un traitement de données et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable de traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD.

Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel ou un courrier à l’adresse de contact reprise en entête de ce document dans laquelle vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande devra être signée et datée.

11. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que vous êtes membre (ou votre enfant l’est) au SHITOKAI KARATE EVERE.

12. Sécurité

Le SHITOKAI KARATE EVERE prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des données personnelles que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.

13. Modifications à ces règles

Nous revoyons ces règles régulièrement et nous nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour éventuelles vous seront communiquées.